1.HELP N'GO

STC-home

 

O Help N’GO é um Guia introdutório à configuração deste CRM Salesforce.

Enjoy!

2.PONTAPÉ DE SAÍDA

Esta configuração de CRM desenvolvida pela Raise N’GO para responder às necessidades de Gestão de Informação das ONGs tem 3 níveis de ferramentas integradas nesta solução. Será importante compreender as fontes de desenvolvimento das principais funcionalidades por forma a conseguires aceder à documentação de suporte de forma mais fácil. Assim, apresentamos em seguida uma tabela com a identificação dos autores e fontes de suporte das principais funcionalidades.

 

STC Salesforce configuration

 

NÍVEL 1 – SALESFORCE CRM

O CRM Salesforce é a base de toda a solução. Estamos a falar de uma das tecnologia cloud mais avançadas e utilizadas globalmente.

 

O CRM Salesforce assegura funcionalidades como:

  • Base de dados
  • Acessos e segurança
  • Importação de dados
  • Integração com Gmail/ Outlook
  • Relatórios e Gráficos
  • Aplicação móvel (Salesforce App)
  • Chatter (rede social)
  • Workflows e automação
  • Sistema de emails transacionais (agradecimento donativos e outros)
  • Integração com ferramentas de marketing digital (Marketing Cloud, Mailchimp, IContact and other)
  • Appexchange (app store com muitas integrações e ferramentas adicionais).

 

Todas as funcionalidades do CRM Salesforce estão amplamente documentadas, podendo o seu manual ser pesquisado através do icon “?” (ponto de interrogação) sempres presente no canto superior direito do Salesforce (ou simplesmente fazendo uma pesquisa no Google).

 

Além do manual da Salesforce, recomendamos vivamente a realização dos tutorais gratuitos “Thrailhead”. https://trailhead.salesforce.com/en 

trailhead

 

NÍVEL 2 – NON PROFIT SUCCESS PACK (NPSP)

Como nós sabemos gerir os dados de uma ONG não é a mesma coisa que gerir dos dados de um “business as usual”. Há a necessidade de trabalhar duplamente nas lógicas B2B (integração com organizações e empresas) e B2C (com doadores, voluntários e outros stakeholders), bem como de dar resposta a um conjunto de processo diversos e em constante mudança.

 

Assim, a Fundação Salesforce oferece às ONG um configuração de CRM especializada chamada “NonProfit Success Pack”.

 

As principais funcionalidades do NPSP:

  • Arquitetura de Dados (Modelo de Contas)
  • Gestão de donativos
  • Recurring donations
  • Afiliações e Relacionamentos
  • Níveis

 

Poderás consultar a documentação do NPSP aqui:

https://powerofus.force.com/articles/Resource/NPSP-Documentation

 

Convidamos-te também a aderir à Comunidade Powerofus HUB, onde todos os dias pessoas que servem ONG como tu colocam questões, partilham recursos e recebem suporte:

https://powerofus.force.com/

 

Por fim, recomendamos vivamente a realização deste Trailhead para facilitar o teu primeiro contacto com o NPSP:

https://trailhead.salesforce.com/en/trails/nonprofit_fundraising

 

NÍVEL 3 – RAISE N’GO

Para responder às necessidades mais específicas de gestão de fundraising, eventos, voluntariado, missão social ou outras identificadas pela tua Organização, a Raise N’GO desenvolveu um conjunto de soluções à medida.

 

É sobre estas funcionalides que se dedica a maior parte deste Guia. Contudo, daremos algumas noções e referências onde aceder a mais informação sobre as funcionalidades de base do Salesforce e do NPSP.

3.ARQUITETURA DO CRM

Mapa Geral

Arquitetura

 

Objetos Principais

 

ICON NOME DEFINIÇÃO
Contacto CONTACTOS São as pessoas com quem a nossa Organização tem algum relacionamento e interação, como: Doadores, Sócios, Voluntários e Beneficiários.

Na arquitetura do Salesforce, todos os Contactos precisam de estar dentro de um Conta.

Tipo: Standard

cONTAS

 

CONTAS Originalmente, na lógica Business to Business (B2B) representam as Empresas/Clientes.

No contexto das ONG e Instituições de Ensino (que operam tanto em B2B como em B2C), as Contas ganham outras formas.
Dependendo da forma de estruturar a base de dados, as Contas podem assumir significados diferentes.

Seguindo a recomendação da Salesforce Foundation, a RaiseN’GO propõe frequentemente que as Contas sejam de 2 tipos:

  • Residência Familiar
  • Empresa/Organização
Tipo: Standard
Lead

 

 

LEADS Os Leads são potenciais contactos que têm um nível de compromisso menor que os Contactos ou Contas, mas que desejamos se “convertam” em verdadeiros “clientes”.

Quando este Lead responde de forma positiva a um convite (formulário, newsletter, telefone, email, carta), podemos convertê-lo em 2 ou 3 objetos ao mesmo tempo:

  • Contacto
  • Conta
  • Receita/Oportunidade
Tipo: Standard
Oportunidades

 

 

 

RECEITAS
(Oportunidades)
As Receitas (originalmente chamadas “oportunidades”) representam potenciais entradas de dinheiro ou bens de valor contabilizável. Muitas vezes, as receitas são previsíveis e por isso podem ser criadas no SF mesmo antes do dinheiro entrar na conta bancária, ficando na fase “Prevista” – o que ajuda a fazer previsões e a evitar perdas de receitas.

As receitas podem ser de diferentes tipos como:

  • Donativos
  • Quotas
  • Vendas
  • Inscrições em Eventos
  • Financiamentos (públicos ou privados)
Tipo: Standard

 

3.1.Contactos e Contas

Os Contactos e as Contas (que para já podemos traduzir por Organizações) são objetos essenciais em qualquer CRM (Costumer Relationship Manager). Assim, é essencial compreendermos bem como os Contactos e Contas se relacionam dentro da configuração RaiseN’GO para podermos simplificar os processos de registo e cuidarmos da saúde do nosso CRM (e da nossa sanidade mental também!).

Arquitectura & Modelo de Contas

O objeto “Contas” é central na arquitetura de qualquer CRM que pretenda facilitar vendas na lógica B2B (business to business). Ao fim ao cabo, representa uma empresa/organização que é ou poderá vir a ser cliente, à qual poderemos agregar um conjunto de contactos e receitas.

 

Mas o que é que isto tem a ver com a minha ONG?

A maior parte das ONG têm a particularidade de funcionar nas duas lógicas de marketing/comunicação B2B (na relação com entidades financiadoras, parceiros, empresas doadores) e B2C (por exemplo com doadores, associados, voluntários e beneficiários), pelo que necessitam de um modelo de Contas no Salesforce que funcione bem em ambas as lógicas.

 

Embora existam várias opções válidas de estruturar o CRM no contexto das organizações sociais, a RaiseN’GO recomenda na maior parte dos casos o modelo de conta “Residência” promovido pela Salesforce Foundation no seu Non Profit Starter Pack (uma configuração de base do CRM).

 

Modelo de Contas “Residência”

Este modelo permite agregar vários “Contactos” numa mesma “Residência” (Conta), possibilitando uma visão mais contextualizada com o contacto (muito útil em processos de fundraising e comunicação). Ao mesmo tempo, deixa-nos associar esse mesmo “Contacto” a uma “Organização” (Conta) e saber quando a pessoa está a agir (fazer um donativo, por exemplo) a título pessoal ou enquanto representante da Organização onde trabalha atualmente. Muito confuso?!… Para já basta reter o seguinte:
No “modelo de contas residência” uma “Conta” pode ser do tipo: 1) Organização; 2) Residência;
Quando um novo Contacto é criado, é lhe atribuído automaticamente uma nova Residência.

 

Juntar 2 Contactos em 1 Residência

Quando identificamos 2 contactos (ou mais) na base de dados que fazem parte do mesmo agregado familiar mas que não estão dentro da mesma Residência, devemos abrir a Conta (por exemplo: “Família Exemplo”) de um dos Contactos (“Teste 1 Exemplo”) e através do botão “Gerir Família” adicionar os restantes Contactos (“Teste 2 Exemplo”) conforme a imagem em baixo.

 

 

Desta forma passámos a ter apenas uma família (conta) a ligar o Teste 1 e o Teste 2, com a vantagem de podemos agregar o histórico de doação do casal bem como simplificarmos o processo de envio de correspondência por correio (numa única morada).

 Mais informação: 

 

Afiliações: ligue Contactos a Organizações

Os papéis/cargos que um Contacto assume numa organização pode mudar com alguma frequência. Além disso, por vezes interessa-nos saber os diferentes papéis que uma pessoa acumula com diferentes organizações. Para tal, existem as Afiliações – um registo de um papel que um Contacto assume durante um determinado tempo com uma Organização.

A utilização desta funcionalidade poder ser muito útil nos seguintes casos:

  • Construção do registo histórico dos colaboradores da própria ONG;
  • Identificar as pessoas-chave nas relações com as Organizações Financiadores ou Parceiras.

 Mais informação: 

 

Relacionamentos: ligue Contactos a Contactos

A construção de uma teia de relacionamentos familiares pode ser útil em processos de comunicação e fundraising. Para este fim poderemos utilizar o objeto Relacionamentos e o seu visualizador disponibilizado no NPSP.

 Mais informação: 

 

Contactos duplicados: e agora?

Apesar dos manuais de normas e das validações automáticas do próprio Salesforce, podemos deparamo-nos com 2 Contactos de uma mesma pessoa. Neste caso, recomendamos a utilização de uma ferramenta muito útil chamada “Contactos Duplicados”.

Através desta ferramenta podemos fazer a fusão entre vários contactos (até 3 de cada vez), podendo selecionar a informação que consideremos pertinente nos campos em que existe conflito de informação. Ao clicarmos no botão “Fundir” estamos a juntar os dados num único contacto sem perder or registos associados (receitas, recibos, inscrições, etc.) a cada um dos contactos.

 

 

3.2.Compromissos Regulares


O que são?

Compromisso de um pagamento recorrente (com ou sem data de fim pré-estabelecida; Débitos Diretos ou outros meios de pagamento).

 

Para que servem?

  • Registo do compromisso de receita regular, onde podemos registar informações como: valor, periodicidade, meio de pagamento, data de início, data de fim, motivo de cessação.
  • Permite automatizar a criação e preenchimento das Receitas associadas ao Compromisso.
  • Facilitar o controlo do pagamento das Receitas relacionadas ao Compromisso Regular.

 

Como criar automaticamente as Receitas?

O calculo das Receitas resulta da conjugação dos seguintes campos:
  • Data da próxima Receita
  • Periodicidade
  • Data Fim (opcional) 
Se o Compromisso tiver a “Data da próxima Receita” definida para uma data futura no ano corrente e não tiver uma “Data Fim” anterior à “Data da próxima Receita”, as Receitas podem ser criadas automaticamente de 2 formas:
  1. Botão “Criar Receitas – Ano Atual”
    Neste caso a “Fase” do Compromisso tem de estar preenchido como “Ativa”.

  2. Mudando a “Fase” para “Ativa”
As Contribuições criadas automaticamente assumem os valores definidos nos seguintes campos do Compromisso:
  • Valor
  • Método de Pagamento
  • Campanha
  • Tipo de registo
  • IBAN
  • SWIFT
  • Entidade Bancária
  • Código Débito Direto

 

E se o Compromisso mudar?

É natural que o Contribuinte decida mudar algumas condições do Compromisso passado algum tempo, como o “valor” ou “método de pagamento”. Se mudarmos estes campos no Compromisso, estes campos serão igualmente atualizados nas Receitas com “Data de Pagamento” futuras.

 

Os Compromissos devem ser criados anualmente?

Não. O mesmo Compromisso Regular pode perdurar ao longo de vários anos. Por norma, um Contribuinte só deve ter mais do que um Compromisso do mesmo tipo (ex: donativo) se existir uma cessação e uma posterior re-ativação.

 

Débitos Diretos – cuidados especiais

No caso de um Compromisso Regular com o método de pagamento por “Débito Direto”, se existir uma alteração do IBAN, devemos tomar os seguintes procedimentos:
  • Voltar a colocar o Compromisso como “Primeira Contribuição”
  • Atribuir um “Novo Código DD” na ficha do Doador (botão na parte superior)

4.FUNDRAISING

Preparámos um conjunto de ferramentas para vos ajudar na gestão de dados e procedimentos relacionados com Angariação de Fundos:

  • Formulários de Fundraising
  • Métodos de Pagamento Integrados (Paypal + Stripe)
  • Débitos Diretos SEPA
  • Gestão de Recibos
  • Relatórios essenciais de avaliação

Estas ferramentas personalizadas foram criadas para trabalhar conjuntamente com as configurações do NPSP (Non-Profit Success Pack) oferecido pela Fundação Salesforce.

Para começar recomendamos que selecione o menu “Fundraising App” para mais facilmente encontrar as funcionalidades que iremos abordar de seguida:

  • Selecione o ícone de “App Launcher” (Iniciador de Aplicações) image3no canto superior esquerdo que encontra na barra fixa, em qualquer uma das páginas;
  • Selecione “Fundraising App”

4.1.Formulários de Fundraising

Com os Formulários de Fundraising é possível ciar e acompanhar a informação sobre as contribuições realizadas por quem apoia a vossa organização.

Vamos criar o vosso primeiro formulário!
Após selecionar o botão “Novo” é necessário escolher uma das três opções de formulários:

  1. Donativo – solução genérica para doações pontuais ou regulares;
  2. Quota – solução específica para membros;
  3. Donativo da Campanha – solução dinâmica para campanhas específicas onde contam objectivos e resultados de valores angariados em tempo real (ex: crowdfunding);
  4. Multa – solução que permite o pagamento de uma multa como donativo tendo campos de informação específica para o efeito (nº de processo, comarca).

Em seguida vamos criar um formulário do tipo “Donativo”. Contudo, sempre que for relevante, iremos ter alguma notas que ajudam a compreender melhor algumas funcionalidades do tipo “Quota” e do tipo “Campanha Específica”.

FORMULÁRIO DONATIVO (PÁGINA FRONTAL)

Os Doadores poderão submeter os dados para realizar um donativo e completar o pagamento do mesmo em 4 passos:

  1. Doação – escolha do valor e do método de pagamento;
  2. Informação do doador – Inserção de dados pessoais ou de empresa (pode ser disponibilizada a possibilidade de selecionar Anónimo caso queiram permitir que a pessoa faça um donativo anonimamente);
  3. Confirmação de dados submetidos e informação para pagamento – Informação sobre o pagamento ou portal de pagamento caso seja selecionado um método que tenha de ser redirecionado para um portal específico.
  4. Agradecimento e Recibo (caso seja definido o seu envio) – Agradecimento (email ou carta) pelo donativo recebido após confirmação da concretização do mesmo.

A seguir apresentamos uma tabela com os campos que podem ser encontrados em cada passo do formulário. Fazemos distinção entre “campo obrigatório sempre” (essencial para a submissão do formulário) e “questão opcional” (onde podem definir que campos ficam visíveis nos formulário e se são de preenchimento obrigatório ou opcional.)

 

Passo 1

Passo 2

Passo 3

Campo obrigatório sempre
  • Periodicidade
  • Valor
  • Método de Pagamento
  • Nome Completo
  • Email
  • Dados de pagamento (conforme método de pagamento escolhido)
Questões opcionais
  • Campanha
  • Em memória de
  • Tipo de Doador
  • Morada
  • Telemóvel
  • Numero Fiscal
  • Data de nascimento
  • Género
  • Assinatura de Notícias
  • Informação Adicional
  • Consentimento RGPD
  • Autorização de Dados
  • Origem do Doador
  • Cartão de Identidade
Para os campos de Questões Opcionais não aparecerem no formulário basta deixar o campo vazio ou selecionar a opção “- Nenhum -“

 

DONATIVO DA CAMPANHA (PÁGINA FRONTAL)

Visualmente o tipo de formulário “Donativo da campanha” tem a particularidade de mostrar em tempo real os resultados dos valores angariados através de um gráfico tipo barra na página inicial do formulário.

 

image5-1

 

Para ativar esta barra dinâmica, para além de selecionar este tipo de formulário, é necessário que tenha uma “Campanha” associada e na configuração da campanha, o campo de receitas esperadas estar preenchido .

 

Para mais informação sobre como criar uma campanha no Salesforce, vejam os seguintes links:

 

COMO CRIAR UM FORMULÁRIO NO SALESFORCE?

O Salesforce está apto para criar o primeiro (e segundo, terceiro…) formulário da vossa organização! Neste processo, para além do formulário é necessário determinar também o conteúdo do email que será enviado automaticamente aos doadores após a concretização (pagamento efetuado e confirmado) do mesmo.

The easiest way to access the data submitted through a donation form is through the “Donation form options” object. You can find this in the Related lists of the form, as shown in the image below.

image06

UM FORMULÁRIO FOI SUBMETIDO: ONDE POSSO ENCONTRAR OS DADOS?

A forma mais fácil de aceder aos dados submetidos através de um formulário de fundraising é na secção de Registo de Formulários na lista relacionada.

O registo de formulário reune a informação que será gravada em objectos diferentes:

  • Registo de Formulário – criado
    • Contacto – criado ou editado (verificação com base no campo do email)
    • Conta – criada/editada no caso de donativos doados por empresas (verificação com base no NIF).
    • Compromisso Regular – criado no caso de ser um donativo com periodicidade regular.
    • Receita – criada no caso de ser um donativo pontual.

 

Apresentamos na próxima tabela o mapeamento (correspondência) dos campos que vão do formulário para os respectivos campos dos objectos no Salesforce:

Formulário

Salesforce

Periodicidade
  • Registo Formulário: Periodicidade
  • Compromisso Regular: Periodicidade
  • Receita: Periodicidade
Valor
  • Registo Formulário: Valor
  • Compromisso Regular: Valor
  • Receita: Valor
Método de Pagamento
  • Registo Formulário: Método de Pagamento
  • Compromisso Regular: Método de Pagamento
  • Receita: Método de Pagamento
Nome Completo
  • Registo Formulário: Nome
  • Contacto: Primeiro Nome + Apelido
Email
  • Registo Formulário: Email
  • Contacto: Email Pessoal
NIF
  • Registo Formulário: NIF
  • Contacto: NIF
Cartão Identidade
  • Registo Formulário: BI
  • Contacto: BI
Telemóvel
  • Registo Formulário: Telemóvel
  • Contacto: Telemóvel
Rua
  • Registo Formulário: Rua
  • Contacto: Rua de Correspondêcia
Código Postal
  • Registo Formulário: CEP
  • Contacto: CEP de Correspondência
Localidade
  • Registo Formulário: Cidade
  • Contacto: Cidade de Correspondência
Género
  • Registo Formulário: Género
  • Contacto: Género
Data de Nascimento
  • Registo Formulário: Data de Nascimento
  • Contacto: Data de Nascimento
Assinatura Notícias
  • Registo Formulário: Assinatura Notícias
  • Contacto: Assinatura Notícias
Onde nos conheceu?
  • Registo Formulário: Origem
  • Contacto: Origem
Informação Adicional
  • Registo Formulário: Informação Adicional
  • Receita: Descrição
IBAN
  • Registo Formulário: IBAN
  • Compromisso Regular: IBAN

 

4.2.Métodos de Pagamento Integrados

Para tornar mais eficaz o processo das doações online, bem como poupar (muito) tempo com procedimentos de registo de informação, a RaiseN’GO desenvolveu uma integração entre os Formulários e os prestadores de serviço de pagamentos “Paypal” e “Stripe”.

Esta integração permite também:

  • Integrar em simultâneo, no terminal dos prestadores de serviço de pagamentos, os dados de doadores para que estes não tenham de repetir todo o processo de inserção da mesma informação nos respectivos formulários;
  • Atualizar em tempo real a confirmação do pagamento no Salesforce;
  • No caso de compromissos regulares, criar automaticamente informação no CRM sobre as receitas pagas assim que estejam confirmadas pela Paypal.

 

Para os Formulários de Donativos funcionarem corretamente devem ser criadas primeiro contas pelo menos num dos prestadores de serviços de pagamentos online.

Posteriormente, devem inserir a informação dessas contas na Configuração onde constam os dados da vossa organização.

 

Apesar da integração ter sido desenvolvida para sincronizar a informação entre os prestadores de pagamentos e o Salesforce, recomendamos que seja feita periodicamente uma comparação dos valores recebidos e registados em ambas as plataformas para uma validação correcta da informação.

 

NOTA: O NPSP disponibiliza o objecto “Pagamentos” para além do objecto standard “Receitas”, mas com o intuito de simplificar a gestão das recitas, o processo desenvolvido pela RaiseN’GO usa apenas o Objecto “Receitas”.

4.3.Débitos Diretos SEPA

Um dos métodos mais eficientes de cobrança de pagamentos regulares no espaço europeu é o Débito Direto SEPA. Esta forma de pagamento está disponível em 28 países, dos quais a maioria pertence à União Europeia e à zona Euro (ver lista de países aderentes).

 

Vantagens dos Débitos Diretos SEPA:

  • Facilitar o processo de doação: uma vez dada a autorização por parte do doador, fica do lado da ONG a responsabilidade de realizar a cobrança nos montantes e periodicidade acordada.
  • Baixo custo para a ONG, sendo desnecessário um fornecedor intermédio entre a ONG e o Banco.
  • Sem custo para o doador.
  • Segurança para o doador, podendo cancelar o débito a qualquer momento ou mesmo pedir a devolução do dinheiro retirado caso não tenham sido respeitada as suas ordens de cobrança.
  • Facilitar as cobranças entre países.
  • Quando integrado com o CRM, permite a identificação dos motivos que insucesso das cobranças de forma contextualizada com o histórico do doador, facilitando a correção de eventuais problemas de dados para diminuir progressivamente as taxas de insucesso nas cobranças.

 

Embora esta metodologia tenha sido pensada para funcionar uniformemente no espaço europeu, a verdade é que existem algumas particularidades na forma de gestão das cobranças entre Bancos e Países. Assim, a solução que apresentamos de seguida parte da experiência de utilização com sucesso dos Débitos Diretos SEPA com dezenas de ONG em Portugal.

 

O QUE É PRECISO PARA PODER USAR O SEPA?

Essencialmente são necessários 2 procedimentos para a sua Organização poder começar a receber pagamentos através dos Débitos Diretos SEPA:

  1. Pedir a autorização de cobrança junto do seu Banco (opção ficheiros C2B).
    As comissões de cobrança podem variar significativamente entre Bancos, pelo que recomendamos uma pesquisa de mercado para poderem encontrar uma solução vantajosa para a Organização.
    Após a concretização do contrato com o Banco, do lado do CRM Salesforce basta preencher os campos da secção Débitos Diretos SEPA, que se encontram nas Configurações Raise N’GO no separador Métodos de Pagamento, nomeadamente:

    • Débito Direto ID – disponibilizado pelo Banco aquando do contrato
    • Entidade Bancária
    • IBAN
    • SWIFT
    • Condições de Débito Direto – texto com a explicação das condições que é mostrado nos formulários online e, no respetivo, email de confirmação.
  1. Recolher uma autorização assinada do doador onde é identificado o Doador, bem como, o valor, a periodicidade, a data de autorização e os termos e condições que a vossa Organização assume no processo de cobrança.
    Algumas ONG, no caso de subscrição online, optam por não aguardar pelo documento de autorização para iniciar processo de cobrança. Contudo, será importante salientar que a vossa Entidade Bancária poderá requerer prova do mesmo num período curto de tempo (certificar período junto do vosso Banco).

 

Ultrapassados estes trâmites legais, é o momento de aprender a realizar as cobranças SEPA a partir do CRM Salesforce em articulação com o website do vosso Banco.

 

COMO É FEITA A GESTÃO DO SEPA NO SALESOFRCE?

O processo de cobrança desenvolvido pela Raise N’GO assume uma metodologia parcialmente automatizada, que evita a necessidade de inserção dos dados existentes no CRM em outros softwares, nomeadamente os disponibilizados pelos Bancos –  o que permite poupar muito tempo administrativo e reforçar uma visão 360º dos doadores a partir de uma única plataforma.

 

Para que o processo de cobrança e atualização dos resultados no CRM seja realizado com sucesso, fica a cargo da ONG as seguintes tarefas:

1. REGISTE OS DADOS NO CRM

No Salesforce a informação relevante para a gestão e cobrança dos débitos é registada em 3 objetos diferentes:

  • Compromissos Regulares – objeto onde é registada a informação relativa às condições da cobrança: Valor; Periodicidade; Data de autorização e IBAN. Na realidade este registo corresponde à versão digital do formulário de papel ou online de doação regular.
  • Receitas – Com base nas condições registadas no Compromisso Regular serão criadas automaticamente as receitas (cobranças) para as datas definidas. É com base na informação registada nas oportunidades que será dada a ordem de cobrança ao banco para uma data específica.
  • Contacto/ Conta – Cada Compromisso Regular precisa de estar associada ao um Contacto individual ou a uma Conta Organizacional para a devida identificação do doador. Além do propósito de identificação o doador, o objeto do Contacto ou Conta é relevante no sentido em que contém um Código de Débito Direto único para cada doador (essencial para o processo de cobrança).
  • Entidades Bancárias – Para efectuar os débitos é necessário indicar, para além do IBAN, o SWIFT e a Entidade Bancária. É possível estes dados serem preenchidos automaticamente nos compromissos regulares, para isso é necessário criar registos do objecto Entidade Bancária, onde deve inserir a sigla do país (ex: PT), o código do banco (no caso português são os 4 dígitos após o PT50), o SWIFT, e o código do país e do banco (ex: PT0001).

 

CAMPOS RELEVANTES PARA O DÉBITO SEPA

Salientamos os critérios necessários para que uma receita dê origem a uma cobrança de Débito Direto SEPA:

Receita:

  • Método de Pagamento = Débito Direto
  • Fase = Prevista
  • Compromisso Regular (preenchido)

 

Compromisso Regular (associado à receita):

  • Fase = Ativa
  • Método de Pagamento = Débito Direto
  • IBAN (preenchido)
  • BIC/SWIFT (preenchimento automático com base no IBAN)
  • Entidade Bancária (preenchimento automático com base no IBAN)
  • Data de Assinatura – data em que o Doador assumiu o compromisso de débito.
  • Primeira Cobrança = verdadeiro (apenas na primeira cobrança)
  • Contacto – preenchido (no caso de Doador Individual)
  • Conta – preenchida (no caso de Doador Organizacional)

 

Contacto/Conta:

  • Código Débito Direto – preenchido (este código deve ser atribuído automaticamente pelo Salesforce após a criação do contacto ou conta).

 

Quando um doador submete um formulário com a opção de Débito Direto SEPA através dos formulários de fundraising os campos apresentados que acabámos de referir ficam devidamente preenchidos, sendo apenas necessário atualizar no Compromisso Regular:

  • Data da Próxima Receita – a data prevista para a realização da primeira cobrança.
  • Fase = “Ativa”

 

Após a atualização destes dois campos, certifique que foram criadas as respetivas receitas (na versão Lightning pode ser necessário fazer aguardar 1 ou 2 min e fazer refresh). Se as receitas não forem criadas automaticamente, utilize o botão “Criar Receitas – Ano Atual” no compromisso regular.

 

Compromisso regular sem receitas anuais

Compromisso regular sem receitas anuais

 

Compromisso regular com receitas anuais

Compromisso regular com receitas anuais

 

CONFIRME OS VALORES ANTES CRIAR O FICHEIRO SEPA

Antes da criação do ficheiro de cobrança, recomendamos a realização de uma revisão geral dos dados através da comparação de 2 relatórios de Salesforce:

 

  • Relatório “SEPA – Receitas Previstas”
    Relatório com todas as condições necessárias para a criação da cobrança (as quais referimos anteriormente), para o período de tempo em que queremos executar a cobrança (por exemplo: este mês).

 

  • Relatório “SEPA – Compromissos Ativos a Rever“
    Neste relatório são identificados compromissos em fase ativa por débito direto mas que podem ter algum dos seguintes problemas:

    • Periodicidade (vazio) – Se este campo não estiver preenchido não será possível criar as respetivas receitas
    • Nome Contribuinte (vazio) – Confirme o preenchimento dos campos Contacto, Conta e Tipo Contribuinte
    • Código Débito Direto (vazio) – Para o tipo de contribuinte Particular, certifique se o campo Código SEPA está preenchido. O mesmo para a conta se o tipo de contribuinte for uma Organização.
    • Data Assinatura (vazio) – Campo obrigatório. Não pode ser uma data futura.
    • IBAN (vazio) – Campo obrigatório.
    • SWIFT (vazio) – Preenchido automaticamente a partir do IBAN (certifique se o IBAN está bem preenchido).
    • Entidade Bancária (vazio) – Preenchido automaticamente a partir do IBAN (certifique se o IBAN está bem preenchido).
    • Data Próxima Receita – Se estiver vazio ou se a data inserido pertencer ao ano corrernte, significa provavelmente não foram criadas todas as receitas para o ano atual.
    • Valor (igual a zero) – precisa de ser maior que zero.

 

NOTA: Em caso de nova Autorização de Débito Direto, nomeadamente devido a mudança de IBAN, é necessário realizar os seguintes passos:

  • Voltar a colocar a preencher o campo “Primeira Cobrança” no Compromisso Regular.
  • Atribuir um “Novo Código DD” na ficha do Doador (botão na parte superior do contacto ou conta).

 


2. EXPORTAR O FICHEIRO SEPA DO CRM

Passada a tarefa de validação dos dados, segue-se a parte mais simples: exportar o ficheiro de cobrança do Salesforce e fazer o seu upload no website do Banco para ativar a ordem de cobrança.

 

Exportar o ficheiro de SEPA:

  • Separador “SEPA” > Criar Ficheiro para o Banco
SEPA - Criar ficheiro de cobrança

SEPA – Criar ficheiro de cobrança

 

  • Na página de “Criar Ficheiro para o Banco”:
    • Indicar a janela de “datas previstas” das receitas a incluir no ficheiro. Por exemplo, se queremos incluir todas as receitas com o método de pagamento “Débito Direto” de Julho, devemos colocar a janela de datas previstas do dia 1 ao 31 desse mês.
    • Indicar se pretendemos incluir apenas as receitas de compromissos identificados como “Primeira cobrança” (FIRST) ou também os restantes (Recurrent).
    • Definir as datas em que o banco deverá proceder à cobrança. A maioria dos bancos permite colocar nos seus websites os ficheiros de cobrança com alguma antecedência, sendo esta data determinante para ativar a cobrança no dia indicado. Por norma, os bancos obrigam ao intervalo de 2 dias úteis entre a data de carregamento do ficheiro e a respetiva data de cobrança.
      Voltando ao exemplo anterior: podemos carregar o ficheiro no website do banco a dia 5 de julho e apenas dar a ordem de cobrança para as cobranças FIRST e RECURRENT a dia 8.
    • Clicar em “Criar Ficheiro”

 

SEPA - Detalhes da cobrança

SEPA – Detalhes da cobrança

 

  • Abrir o link do email recebido com o título “Exportação de débitos diretos concluída”
    • Verificar se o total de receitas e valor corresponde com os valores previstos no relatório “SEPA – Receitas previstas” (para as datas definidas).
    • Clicar em “Exibir ficheiro” para realizar o download do ficheiro para o computador.

 

SEPA - Descarregar o ficheiro de cobrança

SEPA – Descarregar o ficheiro de cobrança

 

Estando o ficheiro de cobrança (formato *xml) no computador, basta fazer o seu carregamento no website do Banco – o processo varia de banco para banco, pelo que sugerimos o pedido de apoio do vosso gestor de conta para a realização desta tarefa.

 

Nota: Ao falar com o vosso gestor de conta, será relevante mencionar que a modalidade de cobrança SEPA é a C2B.

3. IMPORTAÇÃO E ANÁLISE DE RESULTADOS

 

Regra geral, os ficheiros de retorno são disponibilizados pelos Bancos 2 dias após a data indicada para a cobrança. Estes ficheiros em formato *xml, devem ser descarregados para o computador para, em seguida, serem introduzidos no CRM.

 

Importação do ficheiro de retorno SEPA no CRM:

  • Separador “SEPA” > Importar Ficheiro do Banco

 

SEPA - Importar ficheiro de retorno

SEPA – Importar ficheiro de retorno

 

Para facilitar a leitura dos resultados das cobranças SEPA, preparámos um painel de gráficos com alguns dos indicadores mais relevante, o qual poderá ser encontrado em:

  • Painéis > Pasta “SEPA” > Painel “SEPA”

SEPA - Análise de resultados

SEPA – Análise de resultados

4. REVER OS PROBLEMAS DE INSUCESSO DAS COBRANÇAS

Há medida que as cobranças vão aumentando é natural que comecem a surgir dificuldades com o pagamento de algumas autorizações de Débito Direto. Tendencialmente, na maioria dos casos o problema transcende-nos: “Insuficiência de saldo”… Contudo, outros motivos de insucesso podem estar relacionados com a incorreção ou falta de dados – situação que deve ser corrigida assim que possível para desbloquear o sucesso dos pagamentos.

 

A análise destes motivos de insucesso é possível é indicado o motivo de insucesso da cobrança no ficheiro de retorno, o qual respeita a padronização definida pelo sistema SEPA.

 

Recomendamos a consulta do relatório “SEPA – Insucesso Mês Atual”, disponível na pasta “SEPA”.

 

Apresentamos em seguida uma tabela dos principais erros de cobrança, assim como, a as ações de seguimento sugeridas. Poderá consultar a tabela de códigos de erros no website do Banco de Portugal.

 

ERRO DESCRIÇÃO DO ERRO O QUE FAZER?
AM04 Insuficiência de fundos Se as condições de cobrança definidas com o doador assim o permitirem, poderá valer a pena tentar fazer uma nova cobrança numa data posterior dentro do mês corrente.
RJ11 Autorização está inativa pelo Devedor ou Banco do Devedor Na maioria dos casos, o Doador cancelou intencionalmente a autorização de débito. Poderá ser boa prática enviar um email com pedido de confirmação do cancelamento e cancelar o compromisso regular.
MS02 Recusado pelo Devedor Na maioria dos casos, o Doador cancelou intencionalmente a autorização de débito. Poderá ser boa prática enviar um email com pedido de confirmação do cancelamento e cancelar o compromisso regular.
AC01 Número de conta (IBAN) incorreto Rever com o doador se o IBAN está correto.
AC04 Conta encerrada Contactar o Doador.
AC06 Conta bloqueada Contactar o Doador.
SL01 Serviço específico oferecido pelo Banco do Devedor (DD) Pedir esclarecimento ao banco do doador e ao nosso banco.
RJ15 O tipo de lista definida não permite a cobrança do DD Pedir esclarecimento ao banco do doador e ao nosso banco.

 

4.4.Templates de Agradecimento

Para uma comunicação mais efetiva e cuidada com os doadores pode ser atribuído um texto de agradecimento diferente às campanhas e/ou receitas específicas.

Criar Templates de Agradecimento

Através de separador “Templates Agradecimento” acede-se à página deste objecto onde constam os diferentes templates já criados. Também nesta página podemos criar diferentes listas de visualização de modo a organizar os diferentes templates.

Pode-se editar os templates já existentes ou criar templates novos.

  1. Selecionar o botão “Novo” na página do objecto
  2. Preencher os campos e selecionar o botão Guardar Alterações

    NOME DO CAMPO

    DESCRIÇÃO

    • Nome

    Campo de preenchimento obrigatório.

    Indicar o nome pelo qual será identificado o template de agradecimento.

    • Ativo

    Enquanto selecionado permite manter o template disponível para uso.

    • Template pré-definido
    Selecionar para atribuir por defeito este template a receitas não associadas a campanhas ou a templates definidos.
    • Desativar Emails Automáticos

    Se selecionado não permite que este template seja enviado de forma automática por email.

    • Desativar criação de cartas

    Se selecionado não vai criar cartas de agradecimento às receitas que tenham este template associado.

    • Selecione o objeto

    Este campo permite selecionar o objeto cujos campos ficarão disponíveis para personalizar o template. Caso os campos a usar estejam na receita selecionar Receita, caso os campos sejam os do recibo escolher Recibo. Ao editar este campo após ter sido preenchido o campo “Mensagem de Agradecimento”, irá eliminar tudo o que foi inserido previamente neste último conforme aviso: “Atenção, ao mudar o objeto relativo o texto de agradecimento existente será apagado”

    • Título do Agradecimento

    Título que irá ser usado para o assunto do email.

    • Mensagem de Agradecimento

    Editor de texto onde se insere o que irá aparecer no corpo do Email e da Carta. Poderão ser colocadas imagens através de ficheiros. Complementando com o “selecione o objeto” adicionar os campos que irão personalizar o texto como por ex o nome do doador, ou o nome de uma campanha específica. *

    • Assinatura (Email)

    Para definir o que aparece na assinatura que segue por email. Por exemplo: Links para site ou redes sociais, assinatura de quem envia a mensagem em imagem…

    • Assinatura (Carta)

    Para definir o que aparece na assinatura que segue por carta. Por norma é diferente do que segue por email pois pode ser preferencial a assinatura ser feita no papel, não deve ter links pois não funcionam…

    * Para o tipo de email de agradecimento que incluirá o recibo, ter em atenção que tudo o que ficar definido na “Mensagem de Agradecimento” ficará posicionado antes do link para o Recibo (já pre-definido na base de email) e o que for definido em “Assinatura (Email)” ficará por baixo deste link. 

Visualizar e Editar Templates de Agradecimento

Na página de detalhes de cada template é possível editar diretamente os campos e guardar as alterações, podendo pré-visualizar tanto como ficará em formato carta ou em formato email, usando os botões para o efeito.

Ao usar estes botões é-se direcionado para uma página específica onde será necessário escolher o objeto, conforme foi selecionado na altura da criação ou edição, para verificar os campos que permitem personalizar os textos (1). Pode-se escolher visualizar uma receita ou recibo específico, ou escolher visualizar uma receita ou recibo disponíveis na lista (2).

1.

2.

Associar Templates de Agradecimento

Para que cada doação seja comunicada e agradecida ao doador de forma correcta é necessário que essas doações ou pagamentos estejam associados ao template que se pretende usar em cada situação. Seja atribuindo diretamente às receitas, ou através das campanhas das quais fazem parte determinadas receitas, pode-se controlar essa comunicação.

Na página de cada template é possível identificar quais as receitas e as campanhas que estão a usar esse agradecimento, através das listas relacionadas que se encontram na zona direita da página.

Associar Templates de Agradecimento a Receitas

Para que um template existente seja usado para o email ou carta referente a uma receita pode-se na própria receita especificar qual se pretende associar através do campo existente na secção de Agradecimento no layout da receita: “Template Agradecimento (específico)”. Caso este campo não esteja preenchido (ou não haja uma campanha com agradecimento específico também associada a esta receita) irá ficar com o agradecimento que tem o campo “Template pré-definido” do tipo checkbox ativo.

Associar Templates de Agradecimento a Campanhas

É possível definir para cada campanha um template de agradecimento específico, através do campo “Template Agradecimento” existente no layout da página de detalhes das campanhas, tanto na altura da criação da campanha como na edição da mesma. Assim todas as receitas associadas a esta campanha terão este template como agradecimento.

4.5.Recibos

Arquitetura dos recibos

Os recibos foram desenvolvidos nos CRM Salesforce com o objetivo de guardar um registo contabilístico dos dados de uma receita ganha. Além da criação deste registo, a Raise N’GO preparou um sistema de comunicação do recibos ao doador, bem como, um mecanismo articulado de comunicação do Modelo 25 à Autoridade Tributária.

Contudo deve ser claro que o Salesforce não é um programa de contabilidade certificado para faturação de produtos ou serviços. Se for necessário este tipo de documentação, o próximo passo será desenvolver a integração entre o Salesforce e um programa de contabilidade (para podemos ajudar nesta parte pedimos que nos contacte).

 

Estes são os objetos que compõem a solução de Recibos:

NOME DO OBJETO DESCRIÇÃO
  • Recibo
Registo dos dados de uma oportunidade ganha num dado momento, com vista à emissão de um documento com validade contabilística.
  • Recibo – Série
Controla a numeração sequencial dos recibos para cada ano fiscal. Existe uma série geral e outra específica para as Notas de Crédito.
  • Templates de Agradecimento
Podendo ser associadas a campanhas ou diretamente às receitas, o seu objetivo passa por facilitar a personalização da mensagem de agradecimento: quer por email, quer por carta.
  • Configuração (Fundraising App – Setup)
Objeto secundário onde são registadas as informações da Organização.
  • Configuração de Recibos
Objeto secundário onde são configuradas as opções referentes ao envio, validação e template do recibo.

 

Criação automática de recibos

Os recibos são criados automaticamente quando a oportunidade é criada/atualizada e são verificadas as seguintes condições:

  • Ganha = Verdadeiro (sendo o campo Fase na receita = Concretizada ou Fechada Ganha)
  • Data de Pagamento na receita = [preenchido]

 

Através deste processo de criação automática, os recibos ficam em Fase de “Rascunho” ainda sem numeração atribuída. Desta forma, os recibos poderão ser analisados antes da sua validação.

 

 

Numeração automática dos Recibos e Notas de Crédito

A numeração automática dos recibos é composta por um numero sequencial seguido pelo ano currente (ex. “100/2017”). Podemos controlar a numeração do último recibo através do separador “Recibo – Séries” no campo “Último Número”. As “Notas de Crédito” (geradas quando um recibo é cancelado) tem uma numeração independente, que segue a mesma lógica mas acrescenta NC como prefixo (ex. “NC-100/2017”). Também esta numeração pode ser controlada da mesma forma que os recibos.

 

Validação dos recibos

Os recibos poderão ser validados de 3 formas:

1. VALIDAÇÃO INDIVIDUAL

Na oportunidade quando são verificadas as condições indicadas no ponto anterior, é mostrado o botão “Validar Recibo” no topo da página. Ao carregar nesse botão, o recibo passa a validado, ou seja:

  • Recebe um Nº Recibo
  • A sua Fase passa a “Activa”
  • Pode ser disparado o email de agradecimento com o recibo em anexo, caso sejam verificadas certas condições – ver secção “Enviar recibos por email em massa”.

Previamente à validação do recibo é mostrado, também, o botão “Pré-visualizar Recibo” com o objetivo de permitir a confirmação do preenchimento correto dos campos visíveis no recibo.

2. VALIDAÇÃO EM LOTE

A validação pode também ser executada para um grupo de recibos, tornando o processo mais rápido, selecionando o conjunto de recibos a partir das Listas de Visualização no separador “Recibos”. Usando a coluna mais à esquerda podem ser selecionados os que se pretendem validar ou todos (1). Assim que estiverem selecionados podem ser validados através da coluna seguinte “Validado” (2). Caso estejam selecionados mais do que um registo aparece uma caixa de seleção onde pode ser confirmado se é para enviar para todos ou apenas para aquele específico.

3. VALIDAÇÃO AUTOMÁTICA

Por fim, se preferirem aplicar um processo de validação automática sempre que um recibo é criado, basta ativar o campo “Validação Automática Recibos” em “Configuração / Fundraising App – Setup”).

 

 

Botões de recibo na oportunidade

Após a validação do recibo, são mostrados novos botões dinâmicos na oportunidade. Explicamos a sua utilidade na tabela seguinte.

NOME DO OBJETO DESCRIÇÃO
  • Ver Recibo
Permite visualizar o último recibo emitido.
  • Ver Carta de Agradecimento
Permite visualizar o template de agradecimento que estará associado a esta receita através da campanha ou através do template específico selecionado. Caso não estejam preenchidos qualquer um destes campos ficará com o Template que está definido como Padrão – para mais informação sobre esta questão ver o tópico “Templates de Agradecimento”. 
  • 2ª Via
Cria um novo registo de recibo sem alterar a numeração do recibo original. Apenas é acrescentada a etiqueta “2ª Via” e atualizada a “Data de emissão”.
  • Substituir Recibo*
Anula o recibo anterior. Cria uma “Nota de crédito” para estornar o valor do recibo anulado e cria um novo recibo de acordo com os dados atualizados na oportunidade (deve ser aplicado quando é corrigido um dado na receita). 
  • Anular Recibo
Anula o recibo anterior. Cria uma “Nota de crédito” para estornar o valor do recibo anulado. Altera a fase da Receita para Perdida e desaparecem os botões referentes ao recibo (deve ser aplicado quando uma receita é mesmo para dar como eliminada não podendo ser este o caso pois como existia previamente um recibo a informação deve ser mantida). 
  • Enviar por email
Envia o recibo por email para o “Contacto do receptor da notificação” (independentemente da opção “Recibo por email” no Contacto).
* Caso os recibos não tenham sido enviados podem ser editados diretamente na página do recibo para minimizar o uso das notas de crédito. Antes de qualquer alteração direta no recibo deve-se certificar que não foi entregue à pessoa, caso tenha sido enviado deve ser alterado o dado na receita e emitido um Novo Recibo de Substituição.

Recibos Anónimos

Quando as receitas estão alocadas ao contacto Anónimo, significa que não há nome, nem qualquer dado de contacto ou NIF. Nestes casos o recibo é criado mas não é enviado.

Caso uma receita seja identificada, deve ser editada substituindo o contacto e a conta Anónimo pelo contacto e conta correspondente. Caso o contacto não exista no CRM deve ser criado e depois editada a receita alocando o novo contacto. É de evitar criar uma nova receita pois irá duplicar o valor recebido no total geral de donativos.

Depois da receita estar identificada, e não tendo sido ainda enviado o recibo, pode-se verificar se os dados no recibo estão correctos e editar o NIF diretamente na página dos recibos.

 

Acesso e visualização de recibos

Pode-se aceder aos recibos através do separador Recibos ou diretamente na página da Receita correspondente ao recibo que se pretende. Por sua vez na página do recibo podemos visualizar os campos e editar as informações, bem como toda a informação relacionada com o recibo.

Para acedermos ao PDF do recibo podemos usar o botão existente na receita “Ver Recibo” ou diretamente na página do recibo através do link “Ver documento”.

 

 

Agradecer e enviar recibo por email

1. ENVIO AUTOMÁTICO

Poderemos controlar se o agradecimento e recibo deverão ser enviados por email de acordo com os processos definidos internamente, bem como, respeitando as preferências dos doadores.

 

O momento da validação coincidirá com a ativação do mecanismo que faz disparar os emails de agradecimento e recibo, para os recibos que reúnam os critérios de envio. Se estiver ativa a “Validação automática de recibos” na Configuração, os emails serão enviados quando uma receita é dada como ganha.

 

Em seguida apresentamos uma tabela explicativa das condições necessárias para o envio do agradecimento e recibo por email:

DESCRIÇÃO CONDIÇÕES
RECIBO – PRINCIPAL
O recibo tem de estar validado para o email automático poder funcionar (ver mais informação sobre o processo de validação automática nos pontos anteriores).
  • Recibo:
    • Validado = Verdadeiro
CONFIGURAÇÃO – PRINCIPAL
Se na Configuração o campo “Recibos automáticos por email” = Falso, nunca serão enviados emails automáticos para este fim.
  • Configuração:
    • Recibos automáticos por email = Verdadeiro
PREFERÊNCIAS DO CONTACTO OU CONTA
O envio automático do email é condicionado pela opção do campo “Email – Enviar recibo” presente no Contacto (Doador Individual) ou na Conta (Doador Empresa).

Receita de Contacto Individual:

  • Receita
    • Contacto Principal
      • Email – Enviar recibo = Verdadeiro
      • Email (preenchido e válido)

Receita de Conta Organizacional:

  • Receita
    • Conta
      • Email – Enviar recibo = Verdadeiro
    • Contacto para Notificação
      • Email (preenchido e válido)
TEMPLATE DE AGRADECIMENTO
No Template de Agradecimento associado à receita poderá ser desativado o envio de emails automáticos. Assim, poderão existir Templates que abrem excepções à regra geral de envio.
  • Receita
    • Template Agradecimento (específico)
      • Desativar emails automáticos = Falso
    • Campanha
      • Template Agradecimento (específico)
        • Desativar emails automáticos = Falso

2. ENVIO INDIVIDUAL

Para o envio individual de recibos poderá ser utilizado o botão “Enviar por email” na respetiva receita de um recibo validado. Para este botão estar visível é necessário que o campo Contacto do receptor da notificação esteja preenchido. Apenas ficará disponível para uso caso exista um email na página de contacto, caso contrário mantém-se cinzento:

3. ENVIO EM LOTE

Para enviar mais do que um recibo manualmente poderá ser utilizado o processo de envio em série ou lote. Para isso será necessário no separador Recibos, selecionar a lista: Enviar por Email.

 

Ao Editar a lista podemos adicionar mais filtros como por exemplo datas de Emissão dos recibos para o ano corrente (basta colocar 7. Data de Emissão – Igual a – ESTE ANO) ou se quisermos usar um intervalo de tempo com as datas de pagamento de 2018 (7. Data de Pagamento – maior ou igual – 01/01/2018 ; AND 8. Data de pagamento – menor ou igual a 31/12/2018):

 

Para este envio é necessário que o campo Email – Enviar recibo na página do Contacto esteja preenchido, caso contrário não entra nesta lista (tal como também não é apresentado o botão Enviar por Email na página da Receita.)

Em seguida deve ser selecionado na coluna 1 os registos que queremos enviar (se for todos os da página basta selecionar o quadrado no topo) e em seguida selecionar na coluna 2 o registo a enviar (caso estejam selecionados mais do que um registo irá aparecer uma caixa de seleção onde pode ser confirmado se é para enviar para todos ou apenas para aquele específico.

 

Após Salvar basta fazer Reload (botão        ao lado do Imprimir Cartas da lista para que estes recibos enviados deixem de constar nesta lista.

Como sei se o email com o recibo foi enviado?

Em qualquer processo, manual ou automático, será atualizado na informação do recibo o campo com a data do último email enviado.

 

Imprimir recibos e cartas em série

A partir das listas de visualização no objeto Recibos, estão disponíveis 3 opções para a impressão em série:

  • Imprimir Recibos e Cartas
  • Imprimir Recibos
  • Imprimir Cartas

 

Basta selecionar o conjunto de recibos que queremos incluir no lote de impressão e escolher o botão adequado.

Aquando da seleção e uso do botão, é atualizado o campo “Data última impressão” nos recibos incluídos no lote.

4.6.Declarações Anuais

Com base nos recibos gerados ao longo do ano, é possível criar Declarações Anuais referente a cada doador conforme os critérios selecionados.

Criar Declarações Anuais em Lote

Ao selecionar o separador “Criar Declarações Anuais”, acede-se à página onde se seleciona o que incluir nas declarações.

 

No primeiro passo existem os seguintes campos:

NOME DO CAMPO DESCRIÇÃO
  • Para que ano quer criar as declarações anuais?

Preenchimento obrigatório.

Permite escolher o ano do qual queremos totalizar as contribuições realizadas.

  • Selecione tipos de registo de Oportunidades para incluir como Donativos

Preenchimento obrigatório.

Permite selecionar quais os tipos de oportunidades registadas que queremos que sejam lidos como donativos dedutíveis em sede de IRS (ex: donativos regulares, donativos pontuais, donativos em espécie…)

  • Selecione tipos de registo de Oportunidades para incluir como Outros Pagamentos
Este campo pode ser preenchido caso haja outro tipo de receitas registadas que não serão incluídas para efeitos fiscais, mas que devem ser apresentadas ao doador (ex: quotas, multas, vendas de merchandising…)
  • Texto da declaração anual
Permite colocar o texto que compõem a declaração com  agradecimento e as indicações fiscais. Permite também acrescentar campos para que se possa personalizar o texto, como o NIF e o nome do Contribuinte, p.ex. *
  • Validar automaticamente as declarações criadas
Permite selecionar se queremos que as declarações sejam validadas no momento em que são criadas.

 


* Para se acrescentar uma imagem seguir os passos:

  1.  Colar no campo URL o início do site externo: http://desafiojovem.force.com/ 
  2.  Numa página aberta ao lado ir a Configuração e pesquisar por Recursos Estáticos para verificar se existe a imagem pretendida. Caso não haja criar “Novo”.
  3. Após selecionada a imagem, usar o link “Ver Ficheiro”
  4. Na página da imagem copiar o URL a partir da palavra “resource”, conforme demonstrado na imagem, e colar junto do URL inicial (passo 1).
  5. Selecionar o botão verde “Inserir” e continuar os passos para a criação das declarações.

No passo seguinte aparece em modo de pré-visualização uma lista com as declarações que serão geradas. Após verificar a lista das declarações selecionar “Criar declarações” para finalizar o processo, ou caso seja necessário alterar dados globais selecionar o botão “Voltar” para aceder à página anterior.

Criar Declarações Anuais Individuais

Estando na página de um contacto ou de uma conta do tipo Organização, pode ser criada uma declaração apenas para esse contacto ou conta. Ao selecionar a seta no canto superior direito (1) e em seguida selecionar “Criar Declaração Anual” (2) será aberta a página de criação das declarações conforme ponto anterior.

Na lista de pré-visualização apenas aparecerá a Declaração referente ao Contacto ou Conta pretendidos. Após a criação desta declaração é-se encaminhado para o separador de todas as Declarações Anuais sendo necessário voltar ao contacto ou conta anterior e aceder à mesma através da lista relacionada “Declarações Anuais”.

 

Validar Declarações Anuais

Na altura da criação será atribuído o Estado “Esboço” a todas as declarações, só após validação passam para o Estado “Ativa”. Quando são criadas novas declarações para o mesmo ano que venham substituir as existentes, estas passam automaticamente para “Cancelada”.

 

Podem ser validadas de 3 maneiras:

  1. em lote no separador “Declarações Anuais” usando o botão para o efeito;
  2. na altura da criação sendo validadas automaticamente selecionando o campo do tipo checkbox para o efeito;
  3. no contacto, através da lista relacionada, indo a “ver tudo” e selecionando qual se pretende validar.

 

Imprimir ou enviar por email as Declarações Anuais

Depois de estarem criadas podem ser enviadas por email ou impressas. Para tal é necessário aceder ao separador “Declarações Anuais”.

Nesta página selecionam-se as listas que englobam as declarações que se quer visualizar (é possível alterar os filtros de cada lista ou criar listas novas). Pode-se em seguida selecionar todas as declarações em lote, ou individualmente, usando a caixa de seleção na coluna à esquerda.

Depois de selecionadas podem ser impressas ou enviadas por email usando os botões no canto superior direito para o efeito.

Consoante o modo de envio ficará preenchido o campo Data da última impressão (sempre que for gerado um pdf) e/ou Último email enviado (caso seja por email).

 

Também está disponível o envio individual das declarações através da página de contacto. Nas listas relacionadas existe uma secção para as Declarações Anuais correspondentes apenas ao contacto visualizado. Ao selecionar “Ver todos” pode-se aceder à lista de todas as declarações existentes para cada contacto, selecionar as que se pretendem enviar por email ou imprimir e usar os botões do lado superior direito para o efeito.

 

Passos para personalizar email que acompanha o envio da Declaração 

Na Configuração (1) pesquisar “Modelos de e-mail clássicos” (2), selecionar e na pasta “Raise N’GO Fundraising”

(3) selecionar o modelo Envio de Declaração Anual (4).

O modelo de email pode ser editado através do botão “Editar versão HTML”.

 

É possível incluir os campos que permitem personalizar o email desde que estejam disponíveis no objecto Declarações Anuais.

Ter em atenção que não se pode alterar o link da Declaração Anual. Ao editar o texto deve-se deixar ficar Declaração Anual para que mantenha o Link existente.

Após edição na versão HTML deve-se editar versão de texto (usando o botão ao lado). Na página de edição usar o botão “Copiar texto da versão HTML” e Guardar.

 

Para testar como irá ficar o email e verificar se os campos estão a funcionar bem, como o link da declaração por exemplo, pode-se usar o botão “Enviar teste e verificar campos de impressão em série”

Será necessário selecionar um contacto da pesquisa       bem como selecionar o objeto Declaração Anual no “Registo do campo Relativo a:” (usar a pesquisa também).

Caso não se selecione a caixa para enviar email de pré-visualização, apenas será criado um exemplo na própria página do modelo. É assim necessário confirmar se o email onde irá ser visto o exemplo está correcto e selecionar o campo do tipo checkbox (não será enviado para nenhum contacto, nem mesmo para o contacto que foi adicionado no primeiro campo).

Por ser relativo ao objeto Declaração Anual, os campos a selecionar na edição HTML e a escolha da Declaração a usar no teste, terão de respeitar essa dependência. Assim apenas será mostrada informação dos campos relativos à Declaração Anual escolhida (independente do Contacto selecionado na pesquisa).

4.7.Modelo 25

A criação do modelo 25 tem como critérios os seguintes dados dos recibos e das respectivas receitas:

  • Campo no Recibo: Estado = Ativo
  • Campo no Recibo: 2ª via = Falso
  • Campo no Recibo: Nota de crédito = Falso
  • Campo no Recibo: NIF ≠ vazio
  • Campo no Recibo: Data Pagamento = Ano a declarar
  • Campo na Receita: Não Incluir – Modelo 25 = Falso

 

Para verificar que recibos serão incluídos e excluídos no Modelo 25 pode-se recorrer aos seguintes relatórios disponíveis:

  • Modelo 25 – Recibos Incluidos  

Neste relatório já estão filtrados todos os recibos que devem entrar no modelo 25, conforme os critérios descritos no ponto anterior. Apresenta a estrutura que terá o ficheiro Modelo 25, agrupado por NIF (Entidade) e sub-agrupado por Tipo Donativo (Donativo ou Donativo em Espécie).

  • Modelo 25 – Recibos Excluidos

Neste relatório podemos controlar porque não entram certos recibos no Modelo 25. Têm de constar neste relatório:

  • recibos cujo NIF representa o Anónimo (999999999);
  • recibos cujo NIF no recibo está vazio (1)
  • recibos que tenham sido especificados para não incluir no modelo 25 através do respectivo campo na receita.

(1) Nestes casos podemos recuperar os recibos editando o recibo e colocando o respectivo NIF.

 

Para aceder às receitas basta selecionar “Linha de detalhes”:

Criar Modelo 25

Após verificação e controlo dos recibos a incluir e a excluir do modelo 25, passamos à criação do ficheiro.

  1. No Menu, pesquisando pelo separador “Criar Modelo 25”, conseguimos aceder à página de criação do mesmo.
    NOME DO CAMPO DESCRIÇÃO
    • Ano

    Campo obrigatório.

    Selecionar o ano que se pretende declarar

    • 2ª Via
    Selecionar caso se pretenda emitir uma segunda via do modelo 25 já entregue
    • Código Finanças
    Campo obrigatório.
    • Código Consignação Fiscal
    Campo obrigatório.
    • Selecione os tipos de registo de Oportunidades para incluir como Donativos em Dinheiro

    Campo obrigatório.

    Devem ser selecionados os tipos de recitas que serão declaradas como donativo em dinheiro. Pode ser escolhido mais do que um.

    • Selecione os tipos de registo de Oportunidades para incluir como Donativos em Espécie

     Campo obrigatório.

    Devem ser selecionados os tipos de recitas que serão declaradas como donativo em espécie. Pode ser escolhido mais do que um.

  2. Após os campos estarem preenchidos selecionar “Criar Modelo 25”.

Gerar Modelo 25

Após ficheiro criado será preciso selecionar o botão “Gerar Modelo 25” para gerar o ficheiro xml que terá de ser entregue.

 

Caso esteja ativo o bloqueio de pop-ups será necessário permitir desbloquear para ser executado o download.

Os diferentes ficheiros criados ficam guardados e estão disponíveis na página principal do separador Modelo 25. Será necessário “Gerar Modelo 25” sempre que seja preciso exportar como xml.

5.RELATÓRIOS E PAINÉIS

Introdução

 

Escolher os Objetos certos

O primeiro passo na criação de um relatório passa por fazer a escolha acertada sobre os objetos que contém a informação que precisamos. Assim, será útil fazermos as seguintes questões:
  • Que campos contém a informação que precisamos para o nosso relatório?
  • Esses campos pertencem a que objetos?
Relatórios - escolher objetos

 

No início esta tarefa é um pouco mais difícil porque ainda não estamos tão familiarizados com os campos existentes e os seus nomes, mas com a prática o processo tornar-se-á mais intuitivo e rápido.

 

Tipos de Relatórios

TIPO PRINCIPAL UTILIDADE
TABULAR Criar uma lista simples.
SUMÁRIO Criar uma lista com a possibilidade de agrupar os dados e calcular somatórios.

MATRIZ Criar um relatório com a possibilidade de agrupar e cruzar variáveis (por linha e coluna).

 

Recursos Adicionais:

.
Suggest Edit